Pedidos

1. Introducción

• Cuando un cliente tramita un pedido se queda registrado en esta sección.
  
  
• El pedido puede estar pagado o no. Depende del método de pago de los disponibles que ha seleccionado el cliente.
  
  
• Cuando en un pedido se confirma el pago automáticamente el sistema crea y envía correo con la factura en PDF al cliente, salvo que se ajuste para que no la genere.
  
  
• Además de la factura genera el documento PDF de la orden de producción. Ambos documentos están disponibles para ser descargados por el administrador.
  
  
• Es posible ajustar un estado de pedido para que genere el documento PDF del alabarán y que se lo envíe al cliente. O crear un estado de pedido que genere el albarán pero no lo envíe al cliente pero esté disponible para descarga del administrador de la tienda.
  
  
• En el panel de pedidos podemos ver los pedidos en lista y acceder a la información detallada de los mismos.
  
  
• Los archivos que sube el cliente están disponibles en el pedido para ser descargados por el administrador para producción.
  
  
• En el modo lista podemos hacer acciones masivas para cambiar el estado a los pedidos seleccionados. A partir de la V 3.10. con acciones masivas también se podrán descargar facturas de múltiples pedidos en una sola descarga.
  
  
• En los pedidos podemos consultar y realizar operaciones diversas como por ejemplo:
  
  
  • Ver referencia del pedido, fecha y hora de realización.
    
  • Ver comentarios del pedido redactados por el cliente.
  • Cambiar el estado del pedido (explicado con detalle posteriormente en esta sección del manual).
  • Ver los datos del pago.
  • Ver los datos del cliente y acceder a su ficha.
  • Ver los detalles de los productos solicitados
    
  • Cambiar estados de productos para control interno.
    
  • Descargar y gestionar los archivos. 
  • Ver reclamaciones.
  • Acceder a la ficha del cliente.
  • Enviar correo al cliente.
    
  • Añadir url de seguimiento del envío.

2. Interfaz de pedidos en lista

Elemento	Utilidad
Mostrando	Cantidad de pedidos que se están mostrando en la lista en la página,  y cantidad total de pedidos.
	Abre interfaz de filtrar, buscar y ordenar
	Quitar filtros aplicados. Se muestra cuando se ha accedido a la interfaz de filtros.
	Casilla para marcar (seleccionar) todos los pedidos mostrados en la lista
	Casilla para marcar ((seleccionar))  un pedido
Referencia	Referencia alfabética única del pedido
Id	Identificador numérico único del pedido.  Ejemplo; #249
	Columna de avisos en pedidos.
Cliente	Columna de nombre y cuenta de correo del cliente. Inicial del nombre y primer apellido.
Estado	Columna de estado del pedido.
€	Columna importe bruto del pedido.
Forma de pago	Columna que informa de la forma de pago del pedido.
Progreso	Columna que informa del estado de progreso del pedido.
Documentos	Columna que informa y permite descargar los documentos generados del pedido.
Realizado el	Fecha de tramitación del pedido.
	Botón para abrir menú de acciones masivas con pedidos. Requiere tener al menos un pedido marcado (seleccionado).  Acciones masivas posibles: Cambiar estado Descargar facturas Para acciones masivas los pedidos se pueden seleccionar todos,  o múltiples pedidos de forma individual,  de los mostrados.
	Botón para acceder a la ficha de pedido.
	Botón para descarga de archivo,  .xls, de todos los pedidos.

3. Sector I de página ficha de producto

Elemento	Utilidad
	Referencia interna del pedido. No visible por el cliente.
	Información y botón de situación y cambio de estado de pedido respectivamente. Al hacer clic en el botón abre el selector de estados de pedidos que están creados.  Para cambiar el estado de pedido. Seleccionar un estado y guardar.
	Botón para cambiar de estado el pedido.
	Botón para acceder a consultar el histórico de cambios de estado de pedido.
	Referencia del pedido para el cliente.
	Fecha y hora de tramitación del pedido.
Progreso	Situación de progreso de producción del pedido
Forma de pago	Información de forma de pago del pedido. Actúa como botón para acceder al selector de formas de pago disponibles y que el usuario administrador pueda cambiar la forma de pago del pedido.
Total	Importe total del pedido.
Documentos	Visualización y botones de descarga de los documentos PDF generados.
Enviar factura de nuevo	Al hacer clic en él envía por correo la factura al cliente, de nuevo.
Reclamaciones	Zona de visualización de las reclamaciones del pedido registradas
	Botón para que el administrador acceda a la interfaz de registro de reclamación.
Envío	Pestaña que muestra datos de envío del pedido
Facturación	Pestaña que muestra datos de facturación del pedido.
Cuenta de correo del cliente	Muestra la cuenta del correo del cliente que actúa como botón para enviar correo al cliente mediante la aplicación de gestión de correo del dispositivo que está usando el usuario administrador.
	Botón tipo icono para actualizar la cuenta de correo del cliente.
	Botón para descarga de archivo,  .xls, de todos los pedidos.

4. Sector II de página ficha de producto

Elemento	Utilidad
Comentario del pedido	Muestra los comentarios sobre el pedido que el cliente a anotado en el carrito al tramitarlo

5. Sector III de página ficha de producto

Elemento	Utilidad
Mostrando (Productos)	Cantidad de producto que se están mostrando en la lista en la página,  y cantidad total de productos del pedido.
Listado de productos del pedido	Nombre referencia, cantidad y detalles del producto
Nombre	Nombre y detalles del concepto.
Id del concepto	Precedido de #tres identificador numérico único del producto
	Estado del producto. Clic en el botón para cambiar de estado al producto. Se pueden crear tantos estados de producto como se necesiten. Necesarios para uso de la herramienta de producción Kanban:
	Botón para eliminar producto del pedido. Requiere confirmación antes de eliminarlo.
Fecha del concepto	Fecha de tiempo de producción seleccionada por el cliente.
Precio del concepto	Importe neto del producto y tipo de impuesto a aplicar.
	Botón para descargar el archivo subido por el cliente.
	Botón para actualizar estado de revisión. Opciones posibles: Aceptado Rechazado. Permite añadir motivos y con el botón guardar envía  un correo informando al cliente  a la vez que activa de nuevo el sistema de subir archivo en el pedido del lado del cliente.
ID Envío del concepto	Columna que muestra en cada producto el método de envío seleccionado por el cliente. Muestra además un selector para definir el método de envío por el que se ha enviado el producto y otro campo para añadir el número de seguimiento.    El cliente recibirá un correo de la tienda con la url de seguimiento del pedido concreto siempre y cuando se cumpla : En la creación del transportista se ha añadido la url de seguimiento con referencia variable. Si en creación del transportista se ha añadido  la url de seguimiento,  y se cambia el estado del pedido a enviado,  Se selecciona en el selector de métodos de envío del producto el transportista con el que se ha enviado el producto. Se añade el número de seguimiento en el campo del producto llamado Número Se guarda haciendo clic en el botón  "Añadir seguimiento" . Se cambia el pedido al estado de enviado.

6. Sector IV de página ficha de producto

Elemento	Utilidad
	Botón para añadir concepto manualmente a un pedido ya tramitado. A continuación se explica la interfaz de añadir concepto manualmente.
Detalles del envío	Importe del envío del pedido sin impuestos.
Detalles de impuestos	Tipo de impuesto e importe resultante a aplicar.
Subtotal de artículos	Importe sin impuestos ni  gastos de envío del pedido.
Costos de envío	Importe de los gastos de envío sin impuestos.
Subtotal	Suma de importe del pedido y gastos de envío sin impuesto.
Impuestos totales	Importe del total de impuestos a aplicar.
Total	Importe del pedido con gastos de envío e importe de impuesto aplicado.

6.1 Añadir concepto manualmente introducción

Permite al administrador añadir conceptos con importes positivos o negativos a un pedido ya tramitado.

El sistema permite al administrador añadir conceptos con importes positivos o negativos a un pedido ya tramitado.
El pedido puede encontrarse tanto pagado como pendiente de pago.

En caso de que el pedido ya tenga documentos generados (orden de pedido, albarán o factura), los nuevos conceptos añadidos manualmente se incorporarán a dichos documentos.

Cuando el pedido ya está pagado y se modifican los importes, pueden darse dos situaciones:

1. 1. 1. 1. 1. 1. El importe final resulta mayor al ya pagado
                  El cliente deberá abonar la diferencia. Este importe adicional no podrá ser pagado mediante los métodos de pago directos disponibles en la tienda, por lo que el administrador deberá gestionar el cobro por otra vía.
                  
                  
               2. El importe final resulta menor al pagado.
                  Se genera un saldo a favor del cliente. La devolución de dicho importe deberá ser gestionada por el administrador de forma manual, fuera del sistema de pagos automáticos de la tienda.

6.2 Añadir concepto manualmente interfaz

Elemento	Utilidad
Nombre del concepto	Nombre y detalles del producto.
Cantidad	Unidades del producto.
Precio	Importe del producto por unidad.
Total	Importe resultante de multiplicar el precio por las unidades del producto.
Porcentaje de tasas	Selector de tipo de impuesto a aplicar.
Total con impuestos	Suma de importe del total y el importe del impuesto.
Estado	Selector de estado del concepto. Para control del pago o de la producción del producto. Oculto para el cliente.
Transportista	Selector de método de envío para el concepto
Peso	Campo para especificar el peso en gramos del producto para transportistas con rangos de peso.

6.3 Concepto añadido manualmente creado en pedido

Elemento	Utilidad
Nombre	Nombre y detalles del producto.
	Botón de estado del pedido.
	Botón de eliminar concepto.
Id del concepto	Precedido de #tres identificador numérico único del producto.
Porcentaje de tasas	Selector de tipo de impuesto a aplicar.
Total con impuestos	Suma de importe del total y el importe del impuesto.
Estado	Selector de estado del concepto. Para control del pago o de la producción del producto. Oculto para el cliente.
Transportista	Selector de método de envío para el concepto
Peso	Campo para especificar el peso en gramos del producto para transportistas con rangos de peso.

7. Descargar y gestionar los archivos

Desde la ficha del pedido se pueden descargar y gestionar los archivos adjuntos en cada uno de los productos.  Los archivos pueden ser cargados por el cliente  según los 4 siguientes supuestos:

7.1 Supuesto pedido tramitado con una cuenta de usuario registrado con Requiere archivo

• • • El archivo lo sube una vez tramitado el pedido.
    • Requiere que el producto tenga activado "Requiere archivo: Sí"
    • Cuando un cliente registrado inicia sesión, podrá subir el archivo asociado a su pedido siguiendo estos pasos:
      

1. 1. 1. 1. 1. Dentro del detalle del pedido, el cliente debe pulsar el botón “ELEGIR ARCHIVO”.
               

            2. El cliente dispone por defecto de un plazo máximo de 15 minutos para reemplazar el archivo.

            3. Transcurrido este tiempo, el botón de elegir archivo desaparecerá automáticamente.

            4. Mostrará solo el nombre del archivo subido.

            5. Si el archivo es rechazado por no ser apto, el botón elegir archivo volverá a mostrarse, permitiendo al cliente subir un nuevo archivo.
               

7.2 Supuesto pedido tramitado sin una cuenta de usuario registrado con Requiere archivo

• • • • El archivo lo sube una vez tramitado el pedido.
      • Requiere que el producto tenga activado "Requiere archivo: Sí"
      • Accede a seguimiento de su pedido y podrá subir el archivo asociado a su pedido siguiendo estos pasos:

1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. Accede a la sección “Seguimiento de pedido” desde el enlace correspondiente.

                     2. Rellena los campos solicitados y hace clic en “Enviar”.

                     3. Mostrará el pedido asociado a la referencia indicada.

                     4. Dentro del pedido, pulsa el botón “ELEGIR ARCHIVO”.

                     5. El cliente dispone de un plazo máximo por defecto de 15 minutos para reemplazar el archivo.

                     6. Transcurrido este tiempo, el botón elegir archivo desaparecerá automáticamente.

                     7. Mostrará solo el nombre del archivo subido.

                     8. Si el archivo es rechazado por no ser apto, el botón volverá a mostrarse el botón  elegir archivo, permitiendo subir un nuevo archivo.
                        

Existe un ajuste para que el administrador pueda especificar el tiempo máximo que le da al cliente para reemplazar el archivo en el tipo de subida de requiere archivo.  Por defecto está ajustado en el mínimo tiempo disponible. 15 minutos.
Los  archivos subidos por el cliente en todos los supuestos de método de  subida estarán disponibles en el pedido para descargar por el administrador pasado el tiempo definido en el ajuste general llamado "Segundos para cambiar el archivo".
Aclarar que el tiempo se especifica en minutos.

 

7.3  Subida del archivo para poder configurar y comprar el producto

En ciertos productos puedes encontrar sistemas de carga de archivos desde el propio producto. Como por ejemplo; en ,  productos con la característica "Sube tu vector" o "Sube tu PDF" (disponible con el módulo copistería.

• • • El producto requiere que se suba al menos un archivo para poder configurarlo y añadir al carrito.
    • Aclarar que no es el mismo que el sistema de carga de archivo desde el pedido tramitado.
    • En estos productos en caso de que el cliente quiera cambiar el archivo ha de hacerlo antes de añadir el producto al carrito. Si lo quiere hacer después elimina el que tiene en el carrito y lo añade de nuevo.
    • En el supuesto de que se rechace el archivo subido con este sistema, a criterio del administrador se puede activar que el producto tenga además del diseñador activado,  "Requiere archivo: Sí". 
      

7.4 Subida del archivo con el diseñador en línea

• • • El archivo lo sube mediante los lienzos del diseñador en línea creados en el producto. Esto te permitirá, dependiendo de los lienzos creados en el producto, además de subir el archivo ver una vista previa de cómo va a quedar su diseño en el producto y/o además añadir texto, cambiar, color, entre otras opciones posibles.
    • En el supuesto de que se rechace el archivo subido con el diseñador, a criterio del administrador se puede activar que el producto tenga además del diseñador activado,  "Requiere archivo: Sí". 
      
    • Las instrucciones de subida con el diseñador en línea son variables ya que dependen de los lienzos y sus ajustes creados por el administrador. Se recomienda especificar las instrucciones bien en la descripción larga del producto, en página de instrucciones de archivo o añadiendo un lienzo con texto no editable por el cliente.
      
      

      
      A tener en cuenta que tanto en la descripción larga del producto como en páginas de contenido se pueden mostrar videos con las instrucciones.
      
      

7. Revisión de archivos subidos por el cliente

7.1 Introducción

Una vez transcurrido el tiempo ajustado para permitir al cliente cambiar el archivo, en el gestor, en el pedido estarán disponibles los archivos para descargar. 

También se pueden descargar y eliminar los archivos desde la sección del menú lateral del gestor  llamada "Archivos de clientes".

En los productos subidos con diseñador habrá dos archivos disponibles para descargar. Uno con la previsualización de la personalización y otro con todos los elementos separados en capas,  del lienzo personalizado por el cliente. En el resto de métodos de subida de archivo el pedido presentará un botón de descarga de archivo en color turquesa. 
En subida de archivos con método Requiere archivo,  el cliente puede subir carpetas comprimidas con varios archivos.

Bajo el  botón de descarga de archivos en los productos del pedido se muestra el botón magenta llamado "Revisar". Uno por producto.

7.2 Revisión de archivos subidos por el cliente

Una vez descargado y revisado el archivo subido por el cliente, el administrador dispone de la interfaz de Revisar. 

Al hacer clic en el botón de Revisar se abre el selector de estados de revisión del archivo.  Por defecto está ajustado como pendiente. Al hacer clic en campo del estado por defecto se muestra el listado de estados posibles.

Hay tres estados de revisión de archivo disponibles: 

• • Pendiente. Estado por defecto. Quiere decir que no se ha revisado aún el archivo. 
  • Aceptado.  Para cuando se ha revisado el archivo y es correcto.
  • Rechazado. Para cuando el archivo se ha revisado y el archivo no es correcto.

Los cambios de estado de revisión de archivo requieren guardado con el botón "Actualizar"

7.3 Archivo rechazado

Cuando se selecciona la opción de rechazado la interfaz muestra campo llamado "Errores" para que el administrador escriba los motivos del rechazo. 

Se pueden añadir más motivos haciendo clic en el icono "+" tantos como se requieran.

Al hacer clic en botón "Actualizar" al estado de revisión "Rechazado"  el sistema de la tienda procede a:

1. 1. Enviará un correo al cliente para informarle del estado de revisión del archivo.
      
   2. En el correo se incluyen los motivos del rechazo.
      
      
   3. En el seguimiento del pedido el cliente también verá el estado y motivos del rechazo del archivo.
      
      
   4. Si el producto tiene activo "Requiere archivo en Sí. Desde el seguimiento del pedido el cliente podrá subir el archivo y estará disponible para ser descargado por el administrador pasado el tiempo de reemplazo ajustado.

Se recomienda en productos con sistemas de subida de archivos por lienzo del Diseñador en línea, característica tipo Vector y característica tipo Sube tu PDF ajustar además Requiere archivo en Sí.

8. Añadir localizador de envío

En cada producto del pedido se muestra la columna llamada "ID de envío". En la intersección de la fila del producto y ésta columna está la interfaz de  reflejar número de seguimiento del envío y ajustes de tipo de envío. 

En el campo de con leyenda "Número..." se escribe el número de seguimiento del envío. Para guardar el cambio hacer clic en el icono.botón "Añadir seguimiento.  Cambiará a esta apariencia. Mostrando el botón de editar y el de eliminar. 

Botón editar  

Accediendo al modo editar mostrará esta interfaz que permite:

• Cambiar el método de envío
  
• Cambiar el estado de Enviado (Sent), a Entregado (Delivered).
  
• Campo para anotar observaciones.

 

Botón eliminar número de seguimiento

Botón que lleva a seguimiento del pedido

Para que el cliente vea en el seguimiento de su pedido el enlace al seguimiento del envío han de cumplirse estos dos requisitos de ajustes:

• Que el transportista tenga reflejada la url de seguimiento.
• Que el número de tracking del envío esté añadido en el producto del pedido.

 

Estados de pedido

En  los estados de pedido podremos añadir o editar los existentes desde el menú “Estado del pedido” del Dashboard/Escritorio.

Para más información sobre creación de estados acceda al capítulo dedicado a la opción del menú del gestor llamada "Ventas". 

¡Atención! Modificar los estados creados por defecto puede ocasionar pérdida de funcionalidades de los estados. Consulte con Atención al Cliente  si quiere modificar alguno de los estados de pedidos creados por defecto.

Ver los datos del cliente

Con el botón "Ver cliente" se accede a la ficha del cliente.

En la ficha de cliente se pueden ver o acceder a ver:

• ID del cliente
• Datos del cliente
• Pedidos tramitados *
• Carritos, las direcciones *
• Reclamaciones *
• Direcciones *
• Consentimiento de Reglamento general de protección de datos (RGDP)
• Tipo de cuenta (Invitado o registrado)
• Datos de la cuenta
  

(*) Con botón de búsqueda/filtros y botón de descarga en hoja de cálculo

La ficha de cliente dispone de un botón para convertir a un cliente invitado en una cuenta de cliente registrado. Para uso por el administrador con autorización previa del cliente. 
Si en el menú lateral Otros->Ajustes generales tiene configurado "Requiere registro" activado no se podrán hacer pedidos de tipo cliente invitado.
Al hacer el cambio el cliente recibe un correo de información del cambio con clave de acceso generada automáticamente. 

Archivos en el pedido

Una vez transcurrido el tiempo ajustado para permitir al cliente cambiar el archivo, en el gestor en el pedido estarán disponibles los archivos para descargar. 

También estará disponible el botón de "Revisar". Que permite acceder a los estados de revisión de archivo para asignar y modificar un estado al archivo respecto.  En el supuesto de que el archivo sea rechazado permite  además escribir el motivo del rechazo. Éste estado de archivo envía correo automático con la notificación del estado y motivo al cliente. También lo muestra en la página de seguimiento del pedido.

En el supuesto de ser rechazado el archivo, en el seguimiento del pedido se activará el botón de carga de archivos.  El cliente podrá subir de nuevo los archivos y se pondrá en marcha la cuenta atrás para el tiempo fijado para sustituirlo.

Presentando las siguientes opciones de estado de revisión del archivo. 

Una vez cambiado el estado hacer clic en botón actualizar para guardar el cambio de estado de revisión.

Se añaden en versión recientes las mejoras de:

Método para añadir por el administrador conceptos manualmente al pedido
Los conceptos añadidos manualmente serán reflejados en la factura tanto si ha sido o no generada.
La gestión del cobro del producto añadido dependerá de varios factores como por ejemplo; en los supuestos que el pedido estaba o no pagado antes de añadir el concepto manualmente por el administrador.

Editor de texto para anotar observaciones.
En el pedido del lado del gestor un editor de texto para anotar observaciones privadas sobre el pedido.

Generación de orden de pedido en PDF sin importes ni datos del cliente.

 

 

1. 
   
   Los tipos de archivos permitidos son mostrados en la ayuda de la sección de carga de archivos en la vista pública.
   Este dato está accesible también para el administrador desde Ajustes Generales->General-> Información carga de archivos. 
   
   Desde Ajustes Generales->Productos->Cargas individuales->  Se establece si se permite la carga de archivos individualmente o la carga de múltiples archivos.
   
   Desde Ajustes Generales->Productos->Información carga de archivos-> Se edita la información de ayuda al cliente general sobre carga de archivos. 
   
   

   ¡Atención! No eliminar ni reemplazar lo que viene redactado por defecto en el editor de texto llamado "Información carga de archivos" . El texto redactado por defecto presenta datos dinámicos ajustados por
   los técnicos. Sólo añadir texto debajo del ya existente.

2. Ficheros generados por el sistema o bien por la característica de producto de "Pdf para contar páginas" o bien por el Diseñador de productos.