G20. Rectificación de facturas emitidas automáticamente (España)

⚠ Aviso

El procedimiento concreto deberá aplicarse conforme al criterio del asesor fiscal o gestor responsable de la empresa, cuyo criterio prevalecerá en materia contable y tributaria.

Introducción

En España, una vez emitida una factura, no puede modificarse ni eliminarse.
Cualquier error en los datos (por ejemplo, datos fiscales incorrectos) debe corregirse mediante la emisión de una factura rectificativa, conforme al Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).

Si Wakaprint está configurado para emitir factura automáticamente cuando el pedido se marca como pagado, el procedimiento a seguir en caso de rectificación de factura o cancelación parcial o total de un pedido tramitado es el siguiente:

Supuesto 1: Error en los datos fiscales (sin cancelar el pedido) (España)

El pedido es correcto y está pagado.
La factura se ha emitido automáticamente desde Wakaprint.
El cliente detecta un error en sus datos fiscales (por ejemplo, NIF incorrecto o razón social mal escrita).

En España, una factura emitida no puede modificarse.
Debe corregirse mediante factura rectificativa.

Ejemplo pedido:

Base imponible: 100 €
IVA (21%): 21 €
Total: 121 €
Factura emitida por Wakaprint: Nº WEB-4587
Cliente: “Juan Pérez SL”
NIF incorrecto

Procedimiento paso a paso:

1. Registrar la factura en el ERP

   Si aún no existe en el ERP:

   • • Crear factura con numeración oficial del ERP

Ejemplo: 

Factura ERP: F-2024-125
Observación: “Correspondiente a factura WEB-4587”

2. Emitir factura rectificativa (total).
Emitir una factura rectificativa desde el ERP que anule la anterior.

Ejemplo

Nº Rectificativa: R-2024-015
Base imponible: −100 €
IVA: −21 €
Motivo: “Rectificación de datos fiscales”

1. Emitir una nueva factura con los datos correctos.

2. Mantener referencia cruzada entre:

   • Número de factura generada por Wakaprint.

   • Número de factura en el ERP.

   • Número de factura rectificativa.

No es necesario cancelar el pedido ni devolver el importe.

 

Supuesto 2: Cancelación del pedido (España)

Si el pedido finalmente se cancela después de haberse emitido la factura:

Procedimiento:

1. Emitir factura rectificativa desde el ERP por el total del importe.

2. Reflejar la devolución del importe al cliente (si procede).

3. Registrar contablemente la anulación del ingreso y del IVA.

El pedido puede marcarse como cancelado en el sistema, pero la factura original no debe eliminarse.

 

Supuesto 3: Cancelación parcial del pedido (España)

Si un pedido ya pagado y facturado se cancela parcialmente (por ejemplo, se devuelve uno de los productos), la factura original no puede modificarse ni eliminarse.

En España, la corrección debe realizarse mediante la emisión de una factura rectificativa parcial.

Ejemplo

Pedido pagado:

• Producto A → 100 €

• Producto B → 50 €

• Total factura → 150 € + IVA

El cliente cancela el Producto B (50 €).

Procedimiento

1. Registrar la devolución en el sistema (según operativa interna).

2. Emitir una factura rectificativa desde el ERP por el importe correspondiente a la parte cancelada:

• Base imponible: −50 €
• IVA correspondiente: negativo proporcional
• Motivo: “Rectificación por devolución parcial de mercancía”

3. Registrar contablemente:

• Disminución del ingreso.
• Disminución del IVA repercutido.
• Registro de la devolución del importe al cliente (si procede).

Principio clave

En España no se modifican facturas ya emitidas.
Siempre se corrigen mediante factura rectificativa, garantizando:

• Correlatividad.

• Trazabilidad.

• Correcta declaración del IVA.