G21. Rectificación de facturas emitidas en España (Información orientativa)

Aviso. La información y los procedimientos descritos deberán aplicarse conforme al criterio del asesor fiscal o gestor responsable de la empresa, cuyo criterio prevalecerá en materia contable y tributaria.

El contenido de esta página tiene carácter meramente informativo y orientativo, no constituyendo asesoramiento fiscal ni contable.

Introducción

En España, una vez emitida una factura, no puede modificarse ni eliminarse.
Cualquier error en los datos (por ejemplo, datos fiscales incorrectos) debe corregirse mediante la emisión de una factura rectificativa, conforme al Reglamento de Facturación (RD 1619/2012).

Si Wakaprint está configurado para emitir factura automáticamente cuando el pedido se marca como pagado, el procedimiento a seguir en caso de rectificación de factura o cancelación parcial o total de un pedido tramitado es el siguiente.

A- Resumen de supuestos de rectificación (España)

Supuesto	¿Cancela el pedido?	¿Modifica la factura original?	¿Qué documento se emite?	¿Devolución de dinero?	Efecto en IVA
Error en datos fiscales	No	No	Rectificativa total + Nueva factura correcta	No	Se anula y se vuelve a declarar correctamente
Cancelación total	Sí	No	Rectificativa total	Sí (importe completo)	Se anula completamente el IVA
Cancelación parcial	⚠ Parcial	No	Rectificativa parcial	Sí (solo parte cancelada)	Se ajusta proporcionalmente

Esquema simplificado de decisión

Qué no se debe hacer

D.1 Declararse en IVA la factura web y la del ERP.

D.2 Generarse facturas nuevas en ERP sin vincularlas a la original.

D.3 Eliminar facturas ya emitidas.

Con los procedimientos indicados a continuación en cada supuesto

E.1 Existe una única factura fiscal válida.

E.2 No se duplica el ingreso.

E.3 No se duplica el IVA.

E.4 Se mantiene correlatividad.

E.5 Se garantiza trazabilidad.

Independientemente del motivo (error o cancelación), la solución siempre pasa por emitir una factura rectificativa desde el sistema oficial de facturación, garantizando el correcto tratamiento contable y fiscal.

Supuesto 1 : Error en los datos fiscales (sin cancelar el pedido)

El pedido es correcto y está pagado.
La factura se ha emitido automáticamente desde Wakaprint.
El cliente detecta un error en sus datos fiscales (por ejemplo, NIF incorrecto o razón social mal escrita).

En España, una factura emitida no puede modificarse.
Debe corregirse mediante factura rectificativa.

Ejemplo pedido:

Base imponible: 100 €
IVA (21%): 21 €
Total: 121 €
Factura emitida por Wakaprint: Nº WEB-4587
Cliente: “Juan Pérez SL”
NIF incorrecto

S1.1 Procedimiento paso a paso:

S1.1.1 Registrar la factura en el ERP

Si aún no existe en el ERP:

• • • • • Crear factura con numeración oficial del ERP
          
          

Ejemplo: 

Factura ERP: F-2024-125
Observación: “Correspondiente a factura WEB-4587”

S1.1.2 Emitir factura rectificativa (total).
Emitir una factura rectificativa desde el ERP que anule la anterior.

Ejemplo:

Nº Rectificativa: R-2024-015
Base imponible: −100 €
IVA: −21 €
Motivo: “Rectificación de datos fiscales”

Contablemente se revierte el ingreso y el IVA.

S1.1.3 Emitir nueva factura correcta.
Emitir una nueva factura con los datos correctos.

Ejemplo:

Nº ERP: F-2024-126
Base imponible: 100 €
IVA: 21 €
Cliente con NIF correcto

Se vuelve a registrar el ingreso correctamente.

Esquema visual del proceso del ejemplo

S1.1.4 Referencias cruzadas que deben mantenerse.

Ejemplo:

WEB-4587 → Factura generada por Wakaprint
F-2024-125 → Factura registrada en ERP
R-2024-015 → Rectificativa
F-2024-126 → Nueva factura correcta

S1.2 Resultado final

• • • El pedido no se cancela.

    • No se devuelve el dinero.

    • El efecto económico es neutro.

    • El IVA queda correctamente declarado.

    • Se cumple la normativa española de facturación.

Supuesto 2: Cancelación total del pedido

En España, la factura ya emitida no puede eliminarse ni modificarse.
Debe anularse mediante factura rectificativa.

El pedido ha sido pagado y facturado automáticamente desde Wakaprint.
Posteriormente, el pedido se cancela.

Ejemplo pedido cancelado;

• • • • • • • Pedido:
              Base imponible: 200 €
              IVA (21%): 42 €
              Total: 242 €
              
              
            • Factura emitida por Wakaprint:
              Nº WEB-4620
              Total: 242 €
              
              
              

S2.1 Procedimiento:

S2.1.1 Registrar la factura en el ERP.
Si no estuviera ya registrada: Crear factura en el ERP con numeración oficial.

Ejemplo:

• • • • • • • Factura ERP: F-2024-130
              
            • Observación: “Correspondiente a WEB-4620”

1. 1. 1. S2.1.2  Emitir factura rectificativa por el total
      2. Emitir desde el ERP una factura rectificativa que anule completamente la operación.
         
         
         

Ejemplo:

• • • • • • • Nº Rectificativa: R-2024-018
            • Base imponible: −200 €
              
            • IVA: −42 €
              
            • Motivo: “Cancelación total de pedido”
              
              

Contablemente:

• • • • • • • Se revierte el ingreso.

            • Se revierte el IVA repercutido.

S2.1.3 Devolver el importe al cliente.

Ejemplo:

• • • • • • • Registrar la devolución del pago (242 €).
              
            • Reflejar el movimiento en banco o pasarela de pago.
              

S2.1.4 Marcar el pedido como cancelado

• • • • • El pedido puede marcarse como cancelado en Wakaprint.

        • La factura original no debe eliminarse.
          
          
          

Esquema visual del proceso

S2.2 Resultado final

• • • La factura original permanece registrada.
    • Se emite una rectificativa por el total.
    • Se devuelve el dinero al cliente.
    • El ingreso y el IVA quedan correctamente anulados.
    • Se cumple la normativa española de facturación.

Supuesto 3: Cancelación parcial del pedido

En España, la factura original no puede modificarse ni eliminarse.
La corrección debe realizarse mediante una factura rectificativa parcial.

El pedido ha sido pagado y facturado automáticamente.
Posteriormente, se cancela o devuelve solo una parte del pedido (por ejemplo, uno de los productos).

Si un pedido ya pagado y facturado se cancela parcialmente (por ejemplo, se devuelve uno de los productos), la factura original no puede modificarse ni eliminarse.

Ejemplo pedido cancelado parcialmente;

Pedido original:

• • • • • Producto A → 100 €
        • Producto B → 50 €
        • Base imponible total → 150 €
        • IVA (21%) → 31,50 €
        • Total factura → 181,50 €
        • Factura emitida por Wakaprint:
        • Nº WEB-4702
        • El cliente devuelve el Producto B (50 €).

S3.1 Procedimiento

S3.1.1 Registrar internamente la devolución o cancelación parcial.

S3.1.2 Emitir una factura rectificativa únicamente por la parte cancelada.

Ejemplo;

• • • • • Nº Rectificativa: R-2024-022
          

        • Base imponible: −50 €

        • IVA (21%): −10,50 €

        • Total rectificativa: −60,50 €

        • Motivo: “Rectificación por devolución parcial de mercancía”
          
          

La factura original sigue siendo válida por el resto del importe.

S3.1.2  Registrar contablemente.

Ejemplo;

• • • • • Disminución del ingreso en 50 €

        • Disminución del IVA repercutido en 10,50 €

        • Registro de la devolución de 60,50 € al cliente (si procede)
          

Esquema visual del proceso

S3.2 Resultado final

• • • La factura original no se modifica.

    • Solo se rectifica la parte afectada.

    • El ingreso y el IVA se ajustan proporcionalmente.

    • El pedido queda parcialmente válido.

    • Se cumple la normativa española de facturación.

S3.3 Idea clave

En cancelaciones parciales:

• • • No se emite nueva factura completa.

    • No se elimina la original.

    • Solo se corrige la parte afectada mediante rectificativa.